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干货!如何理性选择代理记账机构

2020.08.12 1451来源 :

误区:为降低公司成本,代理机构越便宜越好

一般来讲,公司创立初期,创业者们都会尽力压低公司运营成本,特别是管理成本。但我们都知道,经营一家公司有三个维度,人、财、物,财是其中的一个重要维度。如何理好财,就牵扯到公司的第二个维度——人。

公司刚成立时,一般创业者想到的是把财务核算工作外包,找代理机构记账,而不是专设财务部或找专职的财务人员。

这的确是降低公司管理成本的好方法。

只不过如何选择代理机构,是需要创业者高度重视的问题。决不能为了降低成本,而一味的以低价作为选择代理机构的唯一标准。

据了解目前全国有上百万家代理机构。面对激烈的市场竞争,有的记账公司打出了“互联网+”的噱头,有的在广告中甚至打出“免费代账”、“9.9元代账”的口号。

其实要想识别其中是否有诈只需了解一点,那就是财税是一个专业性很强的工作,他需要从业者高度的责任心和专业知识。

这个行业某方面与律师事务所很类似——律师需要掌握各种法律知识,从事代理记账则需要具备会计、税务等专业知识。

而专业的知识怎么会“免费”或才“9.9”呢?!这显然又是一个大“坑”。

了解Google的人都知道,Google的首席律师戴维·德拉蒙德(David Drummond)是Google非技术部门的一位传奇人物。他通晓财务和多国法律,而且是非常老道的谈判高手。

Google 的利润率很高,在一定程度上是因为有德拉蒙德这样的专业人才为公司节省了大的开支。

当然我们初创公司不会有如此复杂的业务需要行业顶尖高手来做,讲德拉蒙德只是想说,使用与企业业务相适应的财税专业人才(公司),也是可以实现类似德拉蒙德的效果——避免公司的财税风险,并且提高公司利润。这点,我在后面的文章中还会详细阐述。

那么,代理机构低价的“坑”到底是在哪里呢?

我们都知道薄利多销的道理,代理机构如果真是“低价”则决定了它为了生存必定要扩大销量即客户数量才行。客户数增多了,但代理机构并不会为此而增加人力。

如果是工厂的薄利多销还简单,大不了开足马力生产。但对于代理记账这种通过人的知识、智慧服务赚取利润的公司来说,人的脑力和机器不同,机器是否出问题、是否超负荷很好监控和发现,但人却没那么简单。

据了解,代理机构,如果代理小规模纳税人(一般初创企业均属于这类)只是简单的记账、报税,价格一般在230元-400元之间。但其实一家代理机构的代账成本最基本也要200元。

如此低的毛利,为保证合理的利润,这类代理机构一般一名会计要代理70余户企业的账。可想而知,账务的质量如何保证,更别说与客户在良好沟通的情况下,根据企业实际业务合理、合规地做账了。

由于会计人员疲于应付,导致被代理企业漏申报,错误申报,不合理甚至错误记账的情况就完全能够理解了。

而最终要为这部分错误买单的却是被代理方,可想而知低价代理给创业者带来了多大的风险。所以低价的实质是让我们会付出更高“代价”。

另一种情况就更糟糕了。代理机构以低价吸引了客户,但在后续的服务中却以各种名目单独收费。

由于已签订了代理协议,或者已支付了部分费用,被代理方一般都会自认倒霉。即使就算你不愿再续约,但之前支付的费用对代理机构来说还是赚了。

因为,这类代理机构的经营思路是“走”量,而就像刚刚前面提到的一样。对代理机构而言,最重要的是专业和责任感,“走”量显然和这一宗旨背道而驰。

那么如何找到靠谱的代理机构呢?其实,核心就一点:看对方是否具备专业能力和对企业负责的态度。

一看“资质”。这个资质不是指代理机构本身的代理资格。因为目前有很多代理机构的资质是挂靠得来的,其本身并不具备资质所反映的专业能力。

本文所指资质是指代理机构聘用的中级会计职称人员的占比,主管业务的副总其职业经历和能力。其中的关键点我们要把握到:看资质不是实质,实质是看其职业经历以及为“你”做账的会计的职业能力。

二看风险控制水平,这点尤为重要。代理机构的风险控制水平直接决定了被代理方的财税风险大小。

比如代理机构如果建立了纳税申报环节的风险控制,则它就会在代理数量,申报时间节点等方面进行提前扫描和管控,切实降低被代理方未按时申报的风险。

可能有人会说,代理机构未申报,责任在代理方,相关处罚应由代理方承担,代理合同明确责任不就解决了吗?!罚款通过代理合同是可以明确下来,减少创业者损失的。

但殊不知,一旦有未申报记录是会影响到企业的纳税信用等级评定,而这一项又会直接影响到企业今后的购买发票数量即业务经营,以及银行融资等,所以说违规的后果其实仍然是由企业自身来承担。

再比如,在代理机构对企业的账务设置上,为控制涉税风险,应该设置库存商品明细账,或是要求企业在代理公司的指导下自建库存商品明细账(如果被代理企业商品品种过多,自建是最稳妥的办法)。

但由于核算库存商品明细账的工作量巨大,繁琐、耗时,所以很多代理机构会只设库存商品总账。而库存商品是企业最大的一项成本支出,这造成被代理方的涉税风险剧增。。

例如你有ABCD四种商品,但代理机构只以“库存商品”作为统称。

当你卖了A5件,B4件,代理机构下账时只会记录“库存商品”出库9件,这9件的出库金额是多少呢?

代理机构由于入账时未分明细科目分别记载,所以这9件的出库金额只能估算。但估算的结果显然会造成企业的利润、税金不实。

特别是当税务机关检查时,由于没有明细账,税务机关根本无法将账簿上的商品与你实际的库存进行盘点或抽查。也就是说在最核心的账务上你都无法“自证清白”。

为此,在选择代理机构时,风控方面一要问,即询问对方是如何防止财税风险的,包括申报、记账、报表等各环节的风险防范。二要看,即看代理机构内部的风控制度文件及其履行情况。

三看报价。被代理方所处的行业、业务数量的多少,决定了代理机构的记账难度以及所承担工作量,所以不同的行业、业务数量,代理机构应有不同的报价。如果代理机构根本不问你的行业和业务情况,就“一口价”,这就值得高度警惕了。

总的来说,在选择代理机构时,前期工作我们做得越细致、越操心,后期就越省心。由衷希望大家都能选择到一家省心又放心的代理公司,甩开膀子去“闯”业!!!